恭子のRFP作成を紹介するで!

仕事の依頼で失敗しないために必要なもの。

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RFPをご存知でしょうか。IT企業に渡す提案依頼書の事です。何の為RFPが必要なのでしょうか。企業がシステム導入を考えた時、入札などでシステム構築の募集をしたとします。ここで詳細な依頼がなされないと、IT企業は独自の提案でプレゼンするでしょう。

独自性は大切ですが、受ける企業としては一から検討する必要が生じてしまいます。何故ならシステム導入の意義や観点が違うと判断がしにくいからです。そこで企業が作成するのがシステム導入の目的や使用範囲などを明確に記した書類であるRFPなのです。

その中には現状のシステムの内容や今後の運用目的なども含めて、企業のニーズが盛り込まれます。IT企業はそれに基づいて提案内容を検討しプレゼンするのです。この方法で企業はそのニーズを明確化することが出来ます。

今後の計画を含めて改善の目的・意義もおのずとはっきりします。よくある問題ではITからの提案で短期的には問題が解決できると判断して導入した後、長期的に見た運用面で発覚するというようなことです。これをなくすためには企業側がニーズをはっきりと認識しなければなりません。

そしてそれを発注先にもちゃんと伝えなければ他にも種々の問題が発生してしまう可能性が高くなります。ではRFPの作成の仕方について考えてみましょう。必要な要件はシステム導入が必要となる理由と目的、現状の問題と運用状況、それに現行のシステム内容と人事面も含めた適正さなどです。

これを基にしてIT側にシステムの概要、費用と納期、導入メリットとそのサンプルそして導入のプロセスについての具体的な回答を求めるのです。これによりプレゼンにおいて疑問点などが明確になりますから、検討すべき内容や決定の判断までの時間は短く出来ます。

更には導入後の流れが予想できることで、トラブル回避がしやすくなります。RFPをうまく利用することで企業は的確なIT化を進めることができるのです。システムに運用するにあたってもRFPの存在があってこそ適正な早期稼働が可能になるのです。

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