RFPを作る必要性と作成の方法
RFPに関しては、IT企業ならば知らない人はいないくらいメジャーですが、IT企業にオーダーするサイドでの周知度は高くありません。とりわけITの担当者が存在しない中小零細企業では、RFP作成している会社のほうが少ないでしょう。
RFPにつきましてはシステム導入で成果を得るためのキーポイントとなるツールです。自分の会社の必要な要件にマッチした適切な提案をしてくれる会社組織を選ばなければ、大部分のシステム組み入れは失敗します。そして、最も適した提案を行なって貰うには、オーダーするサイドの必要な要件を正しく細部にわたり伝える必要があります。
RFPと言いますのは提案依頼書を省略したものであり、発注者がシステム導入するにあたって、発注先のITベンダーに対して実際的な提案をお願いするための文書です。自分の会社が目指すシステム選定をすることを目的として、RFP作成されます。
RFP作成がなされていないとき、発注者は提案をITベンダーに対して依頼、説明する毎に、要求事項を伝達しなければいけなくなり、ITベンダー毎に依頼、説明している中身が違ってくるなどの現象を引き起こします。費用は掛かりますが、RFP作成していれば、効果的にITベンダーとコミュニケーション可能です。
RFPを効率良く作り込む方法として、まず第一に自分達で可能な範囲は自作し、それから後はベンダーの発案に任せるという方法があり、費用的にも有利です。業界、あるいはテクノロジー動向などは、ベンダーのほうが知っているので、それなりの記載ができれば、業界動向を踏まえ一層よい提案を行ってもらえ、費用的に能率的でいいでしょう。
もう1つは、RFP作成を外的に委任する方法です。あらためていうまでもなく費用は生じますが、自身がRFP作成に掛かる時間や作ることができるRFPのクオリティと比較し、外部に委任するほうが効果的な場合も多いと言えます。
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