テンプレートやサンプルを活用しよう
発注先を決めるため、候補となるベンダーに何を望むか、その内容を具体的にまとめた文書がRFPです。近年ではRFPを作成することも一般化してきましたが、どんなことを書けば良いのか分からないケースも少なくありません。
特に大掛かりなITシステムを発注する場合、高度な知識が必要になるため、専門のエンジニアでなければ作成するのが難しいのも確かです。また、RFPは単にまとめれば良いという訳ではなく、受け取ったベンダー毎で解釈が異ならないよう、曖昧な記述は避けなければなりません。
同じ解釈の下で行われた回答でなければ、正しく比較できないため、欠かせないポイントになっています。そして、RFPの書き方が分からない場合ですが、現在ではネット上で無料サンプルや無料テンプレートが提供されていますので、それを活用すると便利です。
無料でも売り上げや社員数など、会社設定もしっかりされており、現実的なモデルケースが見本として載っていますから大変参考になります。細部まで作り込まれている場合も多く、記載条件や項目名を変更、および削除などするだけでも、詳細なRFPを作成できるのが魅力です。
発注プロジェクトや規模に合わせてカスタマイズすればOKですから、実践的なRFPを手軽に準備したい時にも活用できます。テンプレートのほか、RFPの書き方なども一緒にパッケージされている場合もあり、初心者でも作成しやすいのが特徴です。
ただし配布元によりましては、各ファイルが個別に用意されている場合がありますから、その際はテンプレートや作成ガイドなど、必要なファイルを適宜入手しましょう。ダウンロードが終わりましたら最初は説明書などを読み、それに沿って作業を進めますと、能率的にRFPを仕上げられます。
そのほか、テンプレートやサンプルをたくさん見れば、それだけRFPに対する見識が豊かになりますので、色々な無料配布サービスを利用してみると良いでしょう。
