明確化された文章を作成する意味
ITベンダーにシステム開発を委託する際、RFP作成も依頼するケースが増えています。以前は、口頭でシステムを伝えるケースもあったほどですが、数千万円も支払って導入するITシステムなので、提案は文章で明確に残すことが求められています。
RFP作成をコンサルタントに依頼することによって、解決したい経営・業務課題があれば、そのためのシステムへの要求を伝えることができます。以前は、作成そのものが面倒である捉え方をしていたITベンダーもおり、例えば、得意なことだけを書いている、提案内容もマチマチでベンダーの比較が難しくなっていた事実も挙げられます。
しかし、開発途中からシステムに対する要件が増すことを防ぐにも、有効性があるとされ、現在コンサルティング業界ではRFP作成を担っています。大企業のみならず、中小企業で導入するシステムも数十項目にも渡り、作成するにも代行サービスとしてコンサルタントが活躍してくれています。
企業や公的機関など、様々なユーザーのRFP作成を代行する業者では、戦略策定からサポートしたり、RFP作成の業者選定のみを提案するケースもあります。作成時間も要望にできる限り対応してくれますし、現状分析を重要視するケースもあります。
というのは、新しいシステム導入を検討する際、何が行われているのか、今後の視点が曖昧になるパターンもあるためで、現状分析がとかく大事になります。RFP作成をコンサルタントに委託すれば、経営や管理層、現場やシステム部門などの各部署でコンセンサスが得られます。
開発もスムーズで、文書で示す分、各ITベンダーに対して同様に前提条件であったり、システム化の範囲などの要求も伝えやすくなります。自ずと、各ITベンダーの提案内容や見積額も比較しやすくなるメリットまでがあります。
要求に対して、ITベンダーの作業範囲も明確ですから、デメリットに挙げられるシステム開発に入ってからのコスト追加のリスクも少なくなります。また、代行を継続している場合でも、セカンドオピニオンによる調達プロセスの見直しを図れば、コストを下げることができます。RFPの作成では、品質やコスト、納期を達成するためのベンダーコントロールも必要です。戦略IT化企画、こうしたコンサルティングサービスも提案されており、提案から運用の経験を活かし、現場力を経営革新に結び付けられるシステム導入が図れます。
