提案依頼書とはRFPのことであり、RFP作成の時にはポイントを押さえておくことです。プロジェクトの位置づけを確認してRFP策定、そしてシステム内容を確認してシステム構築へとつながります。研究課題や計画を伝えるのは提案依頼概要、予算や条件に計画を伝えるのは提案依頼手続きで、提案の項目や内容は提案依頼内容に、今のシステムにおける課題は何か、その上での解決のイメージです。機能への要求を掘り下げて考えたとき、何が機能として必要であるのか、ニーズを叶えるためにも必要な内容を伝えます。
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RFP作成は効果的に実行すればするほど、プロジェクトに参加している多くの人に要望を伝えやすくするため、必ず確認をしてから利用することが望ましいでしょう。どのように書いたらいいのかわからないという人は多いですが、実際にどの程度の書き方が望ましいのか、どのように伝えたらいいのかを正確に判断することは必要です。最も大切なポイントとしては、目的を明確に伝えるように書くことといえます。プロジェクトの成功のために必要なポイントがはっきりしていないと、成功につながりません。
RFP作成をするときはどのような内容を提案するか決め、初心者でも理解できるように決めることが望ましいです。開発会社に依頼するときは事前に分かりやすくなるように伝え、担当者が戸惑うことがなく作業をスムーズにしやすくなります。依頼先の担当者はリサーチとヒアリングをすると決めるきっかけになり、中小企業であれば経費削減を実現できると効果的です。システム開発はきちんとプロセスを決めないと曖昧な状態になるため、RFP作成をしてやるべきことを確かめる必要があります。
プロジェクトで関連企業に要望を前もって伝えておいたにもかかわらず、見積書と提案書に反映されていない場合、RFP作成が必要となるでしょう。RFPとは提案依頼書と呼ばれるもので、プロジェクトを成功させるために欠かせないものといえます。直接口頭で要望を伝えていたとしても、実際にその通りに提案書などが作成されるのは、RFPを作成したときのみです。それ以外の場合はどこかピントがずれているため、どうしても理想通りの案を受け入れられなくなってしまうでしょう。
今、企業活動においてRFP作成というものの重要性が高まりつつあります。このRFPというのは、ホームページや自社システム制作業者に発注側が具体的な提案をするための資料になります。一見、こうした業務は全て受注する側に任せれば良いのではと感じる方もいるかもしれませんが、RFPがあるかないかでは制作のスムーズさ等が違ってきます。まず、きちんとしたRFP作成をしておく事により、直接の話し合い等の際の伝え漏れが無くなるというメリットがあります。
